最初の候補： 毎日・毎週くり返し、入力条件がある程度決まっていて、失敗しても元データからやり直せる作業。いきなり給与計算や重要な承認処理から始める必要はありません。
1. 自動化する作業を1つに絞る
「事務作業を自動化する」のような大きなテーマではなく、開始と終了が分かる単位に切ります。
良い切り方
月末に5個のCSVを1つへまとめる
入力と完成形が明確で、同じ条件を再現しやすい。
まだ大きい
経理業務を全部自動化する
例外・承認・責任範囲が多く、効果も不具合原因も分かりにくい。
このサイトでは、CSV結合、Excel転記、会議の文字起こしのように作業単位で分けます。
2. 今の時間を先に測る
自動化後だけ測ると、改善したか判断できません。最低でも「1回の作業時間」「月の回数」「ミス修正にかかる時間」をざっくり残します。
例： 1回30分 × 月8回なら、現在は月4時間。自動化後に確認作業が1回5分残るなら、削減対象は月約3時間20分です。初期設定・月額費用・保守時間も差し引いて考えます。
3. 一番小さい方法から選ぶ
| 作業 | 最初に試す | 次の段階 |
|---|---|---|
| 値を別表から持ってくる | Excel関数 | Power Query / VBA |
| 毎月CSVをまとめる | ブラウザツール | Power Query |
| 複数アプリをつなぐ | 手順整理 | Make / n8n等 |
| 音声を文章化 | 音声入力 | 専用文字起こしサービス |
4. 正常データより、例外を先に試す
自動化は正常ケースより例外で止まります。実運用へ入れる前に、わざと困るデータを入れます。
空欄がある
列名が変わる
同じデータが2回来る
日付が文字列になる
担当者名が増える
ネット接続が切れる
「エラーにならないこと」より、「エラーになったときどこを見れば直せるか」を確認します。
5. 担当者が変わっても直せる形にする
- 入力ファイルの場所を決める人によって保存先が違う状態を減らします。
- 変更してよい場所を明記する設定値、列名、フォルダなどをREADMEやシートに残します。
- 失敗時の戻し方を書く元データへ戻る、再実行する、手作業へ切り替える条件を決めます。
- 月1回は人が確認する自動処理が静かに間違い続けないよう、完成結果を確認します。
自動化しない判断も正解です。 作業頻度が低い、例外が毎回違う、誤りの影響が大きい、保守できる人がいない場合は、チェックリスト化だけで十分なこともあります。
サイト方針： 有料ツールを使うこと自体を目的にしません。無料・Excel・クラウドの順に、維持できる最小構成を探します。